Một số loại Phí/Phạt doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu ý
Trong xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp phát sinh chi phí ngoài dự kiến do không nắm rõ các loại phụ phí và phí phạt trong logistics. Những khoản phí như hủy booking trễ, sửa vận đơn hay nộp SI muộn có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận nếu không kiểm soát tốt.
Bài viết này sẽ tổng hợp một số loại phí/phạt trong logistics để giúp các nhà xuất nhập khẩu chủ động quản lý chi phí và hạn chế rủi ro.
Khám phá thêm về xuất nhập khẩu qua bài viết:
- Kiểm hóa hải quan là gì?
- Phân biệt FI, FO, FIO, FIOS trong vận tải biển
- Phí FAF trong logistics và những điều cần biết
Phí hủy đặt chỗ trễ (Late Cancellation Fee)
Đây là khoản phí phát sinh khi doanh nghiệp hủy booking sau khi đã xác nhận với hãng tàu.
Việc huỷ trễ gây ảnh hưởng đến kế hoạch xếp dỡ, tối ưu tải trọng của hãng tàu và lịch trình của các lô hàng khác.
Điều này cũng đồng thời ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với hãng tàu.
Phí thay đổi cảng đến (Change of Destination - COD)
Phí COD phát sinh khi người gửi yêu cầu thay đổi cảng đích (POD – Port of Discharge) sau khi hàng đã lên tàu hoặc sau khi chứng từ đã được phát hành.
Đặc điểm:
- Chi phí rất cao
- Quy trình phức tạp
- Phụ thuộc vào tuyến tàu
Việc thay đổi cảng đến phát sinh thêm chi phí vận hành, điều phối và thay đổi lộ trình ban đầu của hãng tàu.
Phí mất cân bằng container (Container Imbalance Charge - CIC)
CIC là phụ phí của hãng tàu nhằm bù đắp chi phí điều chuyển container rỗng giữa các cảng.
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp thường nhập khẩu nhiều hơn xuất khẩu hoặc ngược lại tùy mùa vụ, khiến chi phí di chuyển container rỗng tăng.
Phí gửi chậm SI (Late SI Submission Fee)
Shipping Instruction (SI) là bộ hướng dẫn để hãng tàu phát hành vận đơn.
Gửi SI trễ làm chậm trễ thời gian phát hành vận đơn, có thể ảnh hưởng đến lịch tàu, tiến độ giao hàng và thông quan.
Phí chỉnh sửa vận đơn (B/L Amendment Fee)
Là phí phát sinh khi khách hàng yêu cầu sửa thông tin trên Vận đơn sau thời điểm đã cut-off SI hoặc vận đơn đã được phát hành.
Lý do là vì sau cut-off, mọi dữ liệu của lô hàng đã đi vào hệ thống hãng tàu và hải quan các nước. Việc sửa đổi dữ liệu rất tốn thời gian do hãng tàu phải cập nhật, kiểm tra, gửi lại thông tin chứng từ cho đại lý ở nước ngoài.
Phí chỉnh sửa khai báo điện tử (Amendment Fee)
Để kiểm soát an ninh, hải quan các nước yêu cầu hãng tàu phải khai báo lô hàng trước khi tàu cập cảng hoặc trước khi tàu rời cảng đi. Đây là phí sửa lại tờ khai điện tử đã gửi cho hải quan các nước khi thông tin ban đầu sai.
Các loại tờ khai điện tử chính:
- AMS (Mỹ) - Automated Manifest System.
- ENS (EU) - Entry Summary Declaration.
- AFR (Nhật Bản) - Advance Filing Rules.
- ACI (Ai Cập) - Advance Cargo Information.
Các hệ thống tờ khai điện tử đều yêu cầu khai thông tin lô hàng đúng & trước thời hạn. Nếu sau khi đã khai báo hoặc hết hạn cut-off mà cần sửa, hãng tàu sẽ thu phí.
Nếu không sửa kịp thời, hải quan nước nhập khẩu có quyền từ chối cho dỡ hàng, phạt tiền hoặc yêu cầu kiểm tra 100% lô hàng.
Phí nộp trễ khai báo điện tử (Late Filing Fee)
Là phí phạt khi nộp khai báo điện tử sau deadline quy định bởi từng khu vực.
Mỗi tuyến có quy định thời hạn khác nhau:
- AMS (Mỹ): Phải khai trước ETD 24 giờ. Nếu khai báo trễ sẽ bị phạt USD 200 - 300.
- ENS (EU): Phải khai trước khi container vào EU (nhiều cảng yêu cầu trước ETD 24 giờ).
- AFR (Nhật Bản): Phải khai 24 giờ trước khi tàu rời POL.
- ACI (Ai Cập): Phải khai trước khi tàu đến 48 giờ. Nếu khai báo trễ sẽ không được dỡ hàng và phải chịu phí phạt.
Phí này rất cao vì điều này ảnh hưởng đến chỉ số tín nhiệm của hãng tàu với chính phủ các nước, nên họ áp dụng phí cao để "bù rủi ro".
Phí thanh toán trễ (Late Payment Fee)
Khoản phí này được áp dụng khi khách hàng chậm thanh toán cước hoặc phí liên quan vượt quá thời hạn quy định (thường là 7 ngày sau khi có invoice).
Chậm thanh toán không chỉ làm phát sinh tiền phạt mà còn khiến hãng tàu giữ lại vận đơn (B/L) hoặc lệnh giao hàng (D/O). Điều này dẫn đến việc người nhận hàng không thể lấy hàng, phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET).
Lưu ý
Mỗi hãng tàu có chính sách khác nhau về mức phí và thời hạn áp dụng.
Doanh nghiệp nên chủ động quản trị rủi ro để tối ưu chi phí logistics thông qua các chiến lược cụ thể như:
- Xây dựng Checklist nội bộ để kiểm soát chứng từ.
- Quản lý thời gian, theo dõi deadline tự động để kịp thời xử lý các sự cố phát sinh.
- Lựa chọn Forwarder uy tín giúp giảm rủi ro và tối ưu chi phí.
Kết luận
Việc hiểu rõ một số loại phí/phạt trong logistics là yếu tố giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả.
Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình quản lý, theo dõi thời hạn và hợp tác với đối tác uy tín để hạn chế rủi ro. Trong bối cảnh logistics ngày càng phức tạp, quản trị rủi ro tốt sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và tối ưu lợi nhuận bền vững.