D/O là gì? Tất tần tật các loại phí D/O trong xuất nhập khẩu

Khi hàng hóa nhập khẩu cập cảng, người nhận hàng không thể trực tiếp đến kho hoặc bãi để lấy container nếu chưa có D/O (Delivery Order) – lệnh giao hàng do hãng tàu hoặc forwarder phát hành. Sau khi nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice), doanh nghiệp cần hoàn tất các khoản phí liên quan, lấy lệnh D/O và xuất trình cho cảng, kho hoặc hải quan để làm thủ tục nhận hàng. Đây là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao nhận và chi phí logistics.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là những đơn vị mới làm xuất nhập khẩu – vẫn chưa hiểu rõ D/O là gì, phí D/O bao gồm những gì và vì sao có thể phát sinh nhiều khoản local charge đi kèm. Nếu không nắm rõ quy trình và các loại phí liên quan, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng chậm lấy hàng, phát sinh phí lưu container hoặc tăng chi phí ngoài dự kiến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về D/O, các loại phí D/O phổ biến và những lưu ý quan trọng để tối ưu chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Tìm hiểu sự khác biệt giữa vận chuyển hàng không thường và chuyển phát nhanh qua bài viết Phân biệt Air Cargo và Air Express

D/O là gì? Phí D/O là gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là hàng nhập khẩu đường biển, D/O (Delivery Order) hay còn gọi là lệnh giao hàng là một trong những chứng từ bắt buộc để doanh nghiệp có thể nhận hàng tại cảng, kho hoặc bãi container. Đây là chứng từ do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder phát hành cho người nhận hàng (Consignee) sau khi hoàn tất các nghĩa vụ liên quan như thanh toán phí và xác nhận chứng từ.

Hiểu đơn giản, D/O là “giấy cho phép nhận hàng”. Khi tàu cập cảng, người nhận sẽ sử dụng lệnh giao hàng này để xuất trình cho hải quan, cảng hoặc kho CFS nhằm làm thủ tục lấy container hoặc hàng lẻ ra khỏi khu vực giám sát.

Trên một lệnh D/O thường thể hiện các thông tin quan trọng như:

• Tên hãng tàu hoặc forwarder
• Số vận đơn (B/L No.)
• Tên tàu và chuyến
• Tên người gửi và người nhận hàng
• Số container, số seal
• Mô tả hàng hóa
• Địa điểm nhận hàng
• Thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng

D/O đóng vai trò như một chỉ thị của đơn vị đang giữ hàng, xác nhận rằng người nhận hàng có quyền lấy lô hàng đó.

Phí D/O là gì?

Để được cấp lệnh giao hàng, Consignee phải thanh toán một khoản phí gọi là phí D/O (Delivery Order Fee) cho hãng tàu hoặc forwarder. Đây là khoản phí xử lý và phát hành lệnh giao hàng tại đầu nhập khẩu.

Phí D/O thường phát sinh khi:

• Tàu cập cảng
• Hãng tàu phát hành Arrival Notice
• Người nhận tiến hành lấy lệnh giao hàng

Khoản phí này được xem là một phần của local charges trong nhập khẩu và gần như bắt buộc đối với hầu hết các lô hàng quốc tế.

Mục đích của phí D/O bao gồm:

• Xử lý chứng từ hàng đến
• Phát hành lệnh giao hàng
• Kiểm tra thông tin vận đơn
• Quản lý và điều phối giao nhận container
• Phối hợp với cảng, kho và cơ quan liên quan

Mức phí D/O có thể khác nhau tùy theo:

• Hãng tàu
• Forwarder
• Loại hàng FCL hoặc LCL
• Tuyến vận chuyển
• Chính sách local charge tại từng thời điểm

Phân biệt phí D/O và Documentation Fee

Một điểm rất dễ gây nhầm lẫn trong xuất nhập khẩu là phí D/O và Documentation Fee vì tên viết tắt khá giống nhau.

Tuy nhiên:

• D/O Fee là phí phát hành lệnh giao hàng để nhận hàng
• Documentation Fee là phí xử lý chứng từ vận tải hoặc chứng từ xuất nhập khẩu

Hai khoản phí này hoàn toàn khác nhau và có thể được thu riêng biệt trong một shipment.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ debit note hoặc bảng local charges để tránh nhầm lẫn khi thanh toán.

Các loại phí D/O

Trong thực tế xuất nhập khẩu, phí D/O không chỉ có một loại duy nhất mà được phân chia tùy theo đơn vị phát hành lệnh giao hàng. Thông thường, doanh nghiệp sẽ gặp hai loại D/O phổ biến nhất là D/O do forwarder phát hành và D/O do hãng tàu phát hành. Mỗi loại sẽ có quy trình xử lý và mức phí khác nhau.

Việc hiểu rõ từng loại phí D/O giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi thanh toán local charges và hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết.

D/O do forwarder phát hành

Đây là loại lệnh giao hàng do các công ty giao nhận vận tải (Forwarder/FWD) hoặc đại lý vận chuyển phát hành cho người nhận hàng (Consignee). Forwarder sẽ yêu cầu đơn vị đang giữ hàng giao hàng cho người nhận được chỉ định trên D/O.

Loại D/O này thường xuất hiện trong các trường hợp:

• Hàng consol (LCL)
• Hàng đi qua trung gian forwarder
• Forwarder đứng ra book cước với hãng tàu

Trong mô hình này, forwarder là đơn vị trực tiếp làm việc với khách hàng nhập khẩu, vì vậy người nhận hàng sẽ lấy D/O từ forwarder thay vì hãng tàu.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng:

Nếu forwarder phát hành D/O nhưng không phải là đơn vị phát hành vận đơn (Bill of Lading), người nhận hàng có thể phải xuất trình thêm các chứng từ liên quan mới đủ điều kiện nhận hàng.

Khi lấy D/O từ forwarder, doanh nghiệp thường sẽ thanh toán:

• Phí D/O
• Handling fee
• Documentation fee
• Một số local charges khác

Thông thường, phí D/O forwarder chỉ thanh toán một lần duy nhất cho đơn vị forwarder trực tiếp xử lý lô hàng.

D/O do hãng tàu phát hành

Đây là loại lệnh giao hàng do chính hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu phát hành. Nội dung D/O sẽ yêu cầu đơn vị đang giữ container hoặc hàng hóa giao hàng cho người có quyền nhận hàng.

Trong trường hợp doanh nghiệp làm việc trực tiếp với hãng tàu, consignee sẽ lấy D/O từ hãng tàu sau khi:

• Thanh toán local charges
• Xuất trình vận đơn gốc (nếu cần)
• Hoàn tất các nghĩa vụ liên quan

Đối với nhiều lô hàng quốc tế, hãng tàu thường giao D/O cho forwarder trước, sau đó forwarder mới tiếp tục giao lại cho doanh nghiệp nhập khẩu kèm theo bộ chứng từ cần thiết.

Doanh nghiệp chỉ được nhận hàng khi có đầy đủ:

• D/O hợp lệ
• Bill of Lading
• Chứng từ hải quan liên quan

Tương tự D/O của forwarder, phí D/O của hãng tàu cũng chỉ thanh toán một lần cho đơn vị phát hành lệnh giao hàng.

Quy trình lấy lệnh D/O

Trong hoạt động nhập khẩu, việc lấy lệnh giao hàng (D/O) là bước bắt buộc trước khi doanh nghiệp có thể nhận hàng tại cảng, ICD hoặc kho CFS. Nếu xử lý chậm hoặc thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nhiều chi phí như lưu container, lưu bãi hoặc chậm tiến độ giao hàng.

Dưới đây là quy trình lấy lệnh D/O phổ biến trong xuất nhập khẩu hiện nay.

Bước 1: Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Trước khi tàu cập cảng hoặc ngay sau khi hàng đến, hãng tàu hoặc forwarder sẽ gửi cho Consignee:

• Arrival Notice (Thông báo hàng đến)
• Debit Note/Bảng kê local charges
• Thông tin shipment và thời gian free time

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin như:

• Số vận đơn (B/L No.)
• Tên tàu và chuyến
• Số container, số seal
• Tên hàng hóa
• Người nhận hàng
• Các khoản phí cần thanh toán

Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu chỉnh sửa ngay để tránh ảnh hưởng đến thủ tục nhận hàng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ lấy D/O

Sau khi nhận Arrival Notice, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ để lấy lệnh giao hàng.

Thông thường gồm:

• Giấy giới thiệu của công ty
• CCCD/CMND người đi lấy lệnh
• Vận đơn gốc (Original B/L) nếu required
• Vận đơn photo có ký hậu (nếu applicable)
• Giấy ủy quyền (nếu có)
• Thông báo hàng đến

Đối với lô hàng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), người nhận thường phải xuất trình:

• Original Bill of Lading có ký hậu ngân hàng
• Giấy giới thiệu công ty

Hiện nay, nhiều hãng tàu đã triển khai E-DO (Electronic Delivery Order), cho phép lấy lệnh giao hàng điện tử mà không cần đến trực tiếp văn phòng hãng tàu.

Bước 3: Thanh toán phí D/O và local charges

Để được cấp lệnh giao hàng, Consignee cần thanh toán các khoản phí liên quan cho hãng tàu hoặc forwarder.

Các khoản phí phổ biến gồm:

• Phí D/O
• THC (Terminal Handling Charge)
• CIC (Container Imbalance Charge)
• Handling fee
• Phí vệ sinh container
• Phí CFS đối với hàng LCL
• Phí cược container đối với hàng FCL

Sau khi hoàn tất thanh toán, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành D/O cho người nhận hàng.

Doanh nghiệp nên giữ lại biên lai hoặc Debit Note để đối chiếu khi cần.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan

Sau khi có D/O, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thông quan hàng hóa.

Quy trình thường bao gồm:

• Mở tờ khai hải quan
• Nộp hồ sơ nhập khẩu
• Kiểm hóa (nếu có)
• Nộp thuế nhập khẩu và VAT
• Hoàn tất thông quan

Việc lấy D/O và làm hải quan có thể thực hiện song song để tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh phí lưu container.

Bước 5: Đổi lệnh và nhận hàng

Sau khi thông quan, người nhận mang D/O đến:

• Cảng biển
• ICD
• Kho CFS
• Depot container

để làm thủ tục nhận hàng hoặc kéo container ra khỏi cảng.

Đối với hàng nguyên container (FCL), trên D/O thường có đóng dấu:

• “Hàng giao thẳng” nếu lấy nguyên container
• “Hàng rút ruột” nếu rút hàng tại bãi hoặc kho

Những Lưu Ý Quan Trọng Về Phí D/O Để Tránh Rủi Ro Tiền Bạc

Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, nhiều doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí chỉ vì chưa hiểu rõ về phí D/O và quy trình lấy lệnh giao hàng. Để tránh các rủi ro không cần thiết, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây.

Trước hết, cần kiểm tra kỹ Arrival Notice và các khoản local charges do hãng tàu hoặc forwarder gửi. Những sai sót như sai tên Consignee, sai số container hoặc thiếu phí có thể ảnh hưởng đến việc nhận hàng và thông quan.

Doanh nghiệp cũng nên theo dõi sát thời gian free time container để tránh phát sinh các khoản phí như Demurrage, Detention và Storage. Việc chủ động làm thủ tục hải quan, kéo hàng và trả container đúng hạn sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí logistics.

Ngoài ra, cần xác định rõ đơn vị phát hành D/O là hãng tàu hay forwarder để thanh toán đúng phí và đúng nơi. Trong một số trường hợp, D/O của forwarder có thể có giá trị tương đương D/O hãng tàu nếu forwarder ký với tư cách đại lý (As Agent).

Đối với các lô hàng chuyển tải bằng tàu feeder, doanh nghiệp có thể cần thêm lệnh nối để nhận hàng. Vì vậy nên trao đổi trước với forwarder để chuẩn bị đầy đủ chứng từ.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên ưu tiên làm việc với forwarder uy tín và sử dụng D/O điện tử (E-DO) nếu có để tiết kiệm thời gian, hạn chế thất lạc chứng từ và giảm nguy cơ phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Kết luận

D/O (Delivery Order) là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò như “lệnh giao hàng” giúp doanh nghiệp nhận hàng tại cảng, kho hoặc bãi container. Bên cạnh việc hiểu rõ D/O là gì, doanh nghiệp cũng cần nắm được các loại phí D/O, quy trình lấy lệnh và những khoản local charge có thể phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Việc chủ động kiểm tra chứng từ, theo dõi free time container và phối hợp với forwarder uy tín sẽ giúp hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chi phí không cần thiết và tối ưu hiệu quả logistics cho doanh nghiệp.